La clave para organizar tu tiempo y tu vida: Simplificar. Pero.. cómo lo hago?
Articulo escrito por Barbara Langer • Sigueme en TwitterSi te gustó este artículo y no quieres perderte el próximo, Suscríbete a Mujeres Emprendedoras para recibir las últimas actualizaciones en tu email.
Trabajar desde tu casa (¡como seguro ya sabes!) puede ser aun más desafiante que trabajar con tus compañeros de trabajo a tu alrededor. Siendo una mujer que trabaja de manera independiente, como es el caso de las Asistentes Virtuales por ejemplo, ni siquiera tienes a alguien que te presione -entonces debes motivarte sola.
En mi experiencia personal, como Asistente Virtual (dirijo un equipo de VAs y trabajo con varios clientes y variedad de negocios), Coach de Asistentes Virtuales, Esposa y ama de casa y por último, pero de la lista lo más importante: Madre de una niña de 2 años y medio, te puedo asegurar que lo que me ayuda a mantener la cordura mientras logro cumplir con mis objetivos diarios, comienza con el hábito de S I M P L I F I C A R
Simplificar. “¡¿Pero por qué esto debe ser tan complicado?!” -tal vez te preguntes. ¡No tiene que serlo! A continuación te voy a compartir unos consejos basados en los hábitos que más me ayudan en mi día a día.
Toma tu lista de tareas pendientes. (Solo mirarla puede provocar una jaqueca, ¿verdad? No te preocupes: ¡nos encargaremos de eso!) Considera las siguientes estrategias:
1. Elimina todas las tareas que no sean esenciales. Focalízate en lo esencial. Escoje dos o tres metas principales cada día, de tu lista de tareas. Una vez que hayas logrado las metas esenciales podrás ocuparte del resto de las tareas pendientes menos importantes del día. Agrupa las 2-3 tareas grandes por un lado y las pequeñas por el otro. Evalúa tus metas semanalmente.
Lo sé: seguramente estarás pensando, “¡¿Tres tareas diarias?! ¡Pero tengo tanto por hacer!” Escucha -seguramente nunca logres las miles de tareas que tienes, ¿entonces qué sentido tiene vivir tan estresada? Si le brindas prioridad a lo esencial, tus logros pesarán más y te sentirás mucho menos estresada.
2. Cómo discernir qué es lo esencial: convierte identificar lo esencial en una prioridad. ¿Qué tareas tienen más peso en tu vida profesional y personal? Éstas son las esenciales. Recuerda que las tareas “urgentes” muchas veces no lo son fuera de nuestras mentes sobrecargadas. Y a veces lo “necesario” deja de serlo. Acostúmbrate a delegar cuando puedas y a decir que no. Recuerda también que cualquier tarea pequeña es importante solamente si ayuda a concretar una tarea esencial.
No temas eliminar. Es importante elegir lo que le aportará a tu vida sobre lo demás. Toma control. Se más feliz y trabajarás mejor -y en menos tiempo.
3. Una tarea a la vez. La multitarea desperdicia energía y hace difusa la capacidad intelectual. Logra tus 2-3 metas esenciales primero y el resto de tu día será liviano y relajado.
4. Reduce tus distracciones-RSS feeds, suscripciones de todo tipo, actividad en redes sociales y foros, programas de televisión, revistas y diarios que leas, programas de chat, etc. Limita tus cuentas de email a una o dos y programa filtros en estas para evitar el spam. Reduce tu consumo de información superflua (admítelo: la mayoría es superflua. Después de un tiempo, ¡hasta yo pude darme cuenta de esto!). Esto te ahorrará horas. Si comienzas a trabajar antes de chequear tus emails, podrás concentrarte con más facilidad en tu tarea esencial.
5. Reduce tus horas de trabajo. Reten tu cordura y trabaja con más eficiencia. Trabaja un máximo de 8 horas diarias. ¿Puedes reducirlas a 6? Genial. Si puedes focalizarte intensamente en tus metas en esas pocas horas, tendrás el resto del día para las actividades que te brinden más felicidad -tu familia, amistades, deportes, etc.
Si te encuentras con poca energía, toma una siesta de 15-20 minutos. (¡Ah, las virtudes de trabajar desde casa!) Y toma recreos frecuentes para evitar saturarte-de 10, ¡hasta de 20 minutos! Lo que te funcione mejor; no hay una regla fija para todas. Toma una caminata, estírate, despeja tu mente, ¡y aléjate de tu computadora!
6. ¿Y además del trabajo? ¡Deshazte del desorden! El desorden distrae. Ejemplos: Si siempre dejas las cosas en el mismo lugar, no gastarás tiempo buscándolas. Enséñale a tu familia a que sea ordenada. Ocúpate de todos tus recados a la vez, uno tras otro. Haz lo que puedas vía Internet -paga tus cuentas, ingresa a tu cuenta bancaria. Y si puedes, contrata a alguien para lo que puedas delegar: limpieza, cocinar, cuidar de los niños, pasear al perro, tareas administrativas. Si no es una posibilidad, considera intercambiar tareas con otra persona. Pueden tomar turnos cuidando a los niños, por ejemplo, y así tendrás noches libres sin tener que contratar a una niñera y tus hijos tendrán con quién jugar.
Si todo esto suena abrumador, comienza de a poco. Crear hábitos y tomar pasos pequeños te ayudará a sentirte en control y a adoptar estas rutinas que te cambiarán la vida.
Voy a seguir compartiendo más sobre este tema en futuros posts, y para esto te invito a que compartas los hábitos y técnicas que mejores resultados te dan a la hora de administrar tu tiempo y disfrutar de tu trabajo desde casa.
Qué recursos utilizas? Qué desafíos encuentras al trabajar desde tu casa?
Gracias y nos leemos prontito!
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Bárbara Langer es Asistente Virtual Asistencia-Virtual.com y editora de Mujeres Emprendedoras MujeresEmprendedorasBlog.com, un blog para mujeres independientes que desean tomar control de su profesión y sus vidas
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Barbara Langer Soy Asistente Virtual y fundadora de Asistencia-Virtual.com desde el año 2003, y Coach de Asistentes Virtuales desde el año 2005. Trabajo en mi casa - y a veces en otros lugares con mi laptop. Estoy transitando por el mundo de los negocios en internet desde hace 6 años, aplicando técnicas de negocios y marketing, trabajando con diferentes clientes de distintas partes del mundo y ayudándolos a lograr sus objetivos creando sinergias conmigo y mi equipo de VAs. Paralelamente a esto también enseño y transmito mis conocimientos y experiencias a otras -en su mayoría - mujeres que desean unirse al mundo de los negocios online como Asistentes Virtuales.
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Barby, como siempre, genial tu aporte!
Justamente es lo que estaba necesitando, una guia “práctica” para organizar ciertos temitas que me tenian a mal traer.
Algo que hice yo en un principio es tener unas notas básicas con el título “Rutina” y los pasos a seguir “First thing in the morning”, porque me sucedia que me cogalgaba con un mail y dejaba cosas en el camino. Hasta ahora, funciona!
Saludos !
Karina Villegas
Aktiva Solutions Virtual Assistance
http//:aktivasolutions.com
Hola Barby, mira que organizarnos para quienes ejercemos la Asistencia Virtual a tiempo parcial es más difícil, con todo lo que nos enseñaste durante la capacitación para Certificar con Asistente Virtual y los tips que nos das en este post, se facilitará más.
Confieso que en esta etapa de consolidación de mi emprendimiento, en lugar de disminuir mis horas de trabajo las he tenido que aumentar, pero sabes, esto no es un sacrificio, estar consciente que uno trabaja para uno, que personalmente cosechara el resultado de su esfuerzo, da una satisfacción, una alegría y no pesa para nada tener que quitar algunas horas de sueño diario, eso sí me pongo al día con el sueño los domingos, durmiendo hasta tarde y tomando una buena siesta, ja, ja, ja.
He organizado mi oficina en Casa de manera de tener a mano todo aquello que necesito, también los archivos en el computador los tengo debidamente organizados, considero esto muy importante para no perder tiempo ubicando la información que se necesita.
Lo que más me ha costado, es renunciar a leer diariamente los post de los blog a los que estoy suscrita, hago una revisión semanal, incluso lo tengo esto marcado como una tarea más, con espacio de tiempo asignado en mi calendario.
Particularmente, lo que más me da resultado es focalizar, es decir una tarea a la vez, y también me ayudo con Remember The Milk para listar las tareas pendientes y así ir atendiendo una a una en orden de prioridad y de contexto, siempre me preguntó ¿Qué es el resultado deseado? Y ¿cuál es la próxima acción?.
Pero repito, todo esfuerzo vale la pena con tal de lograr consolidar mi emprendimiento y ejercer la Asistencia Virtual a tiempo completo. “Persigue tu dicha, que el universo abrirá puertas donde antes sólo había muros”.
Barby, qué importante es saber controlar nuestro tiempo y a la vez no sentirse culpable por no lograr hacer todo lo que uno tiene en mente!
Una de las técnicas que uso desde hace tiempo para organizarme y despreocuparme, es la de controlar la lista al final del día. Lo que hice y terminé lo tacho, lo que no pude terminar le pongo al lado qué día voy a hacerlo. ej. +1 pasa a la lista de mañana, +2 a la de pasado mañana, +7 a una semana, etc. En esa lista va todo, personal y trabajo. Nunca me olvido de nada, me aseguro que las tareas y los días estén equilibrados y me da la tranquilidad de saber que en algún momento se va a hacer.
Me tomó un poco de tiempo acostumbrarme, pero a mí me resulta.
Barby! Gracias! Totalmente de acuerdo con los tips que estás compartiendo. Para quiénes somos asistentes virtuales parciales como dice Fabiola nos viene muy bien tu categorización de tareas y también el hecho de saber organizarnos mejor para poder obtener resultados exitosos.
Gracias por tu aporte y por compartir con nosotras un poco de tu conocimiento! Una linda tarde!
María Sol Conde
MSC SOLUTION
http://www.mscsolution.com.ar
Hola,
He caido por aqui hace algún tiempo, y te sigo por Twitter.
He trabajado durante muchos años como secretaria de dirección, con lo cual el tema de priorizar las tareas, organizar el tiempo y sobre todo simplicar, son partes importantes de mi vida.
Ahora desde los últimos casi tres años de mi vida, tengo una niña de 2, hago trabajos desde casa, asi que compatibilizar los dos sentidos de mi vida es más importante todavía.
Aprendo mucho de vosotras, os seguiré de cerca…. Sólo dejaros dos apuntes:
1) Antes de hacer una llamada, ver si lo podemos solucionar con un mail; se tarda menos y normalmente, más efectivo. Si puedes ahorrarte una llamada de teléfono con un email conseguirás hacer más cosas al día.
2) Antes de tener una reunión asegúrate de haber hablado con la persona al menos 5 minutos al teléfono. Si puedes ahorrarte una reunión con una llamada de teléfono son horas que puedes utilizar para otras tareas.
Seguid asi….
Saluditos…
Barby,
Muy buena tu nota!! Gracias por traer siempre temas tan interesantes y utiles!! Cuando comencé a trabajar desde casa, me costaba mucho organizar mi tiempo, me distraía facilmente con mails, llamados (la mayoría personales) y cosas de la casa.
En un coaching que tuve con Marcela Frugoni, ella me aconsejó poner un horario fijo para atender las tareas del hogar, y otro para trabajar. ¡Y funcionó muy bien!! Luego, también organizé un horario para llamados, para leer mail, para investigar en Internet, para facturar y para casi cada tarea rutinaria. Al principio, cuesta bastante, pero es cuestión de tiempo. No recuerdo bien donde fue que leí que para fijar un nuevo hábito se necesitan 28 días. Es cuestión de voluntad y disciplina.
Saludos!
Barby, excelente el post!!. Coincido plenamente con lo de recortar el exceso de informacion. En esta era de las comunicaciones e Internet hay que saber frenar la ola de cosas que llegan ( a las que nosotras mismas nos suscribimos generalmente!!) y saber elegir más entre las cosas que realmente valen la pena. Abrumarse con todo tipo de e-mails, posts, mensajes de redes, etc puede llegar a generar mucho estres y por consiguiente bajar la productividad.
Lo que yo ultimamente hago es chequear mis e-mails a primera hora de la mañana simplemente para detectar si hay algo urgente. Despues lo cierro para dedicarme a algunas tareas fijas que requieren concetración y cuando termino vuelvo a abrir mi casilla. También desconecto el msn y skype en esos momentos. Me di cuenta de que así habia ciertas tareas que podía hacer más rápido y cometía muchos menos errores. Las distracciones son fatales porque además una vez que te sacaron del tema volver a tomar ritmo lleva algo de tiempo, y todo suma al final del día.
Saludos!
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