Mujeres Emprendedoras

 

Hoy en día es mucho el flujo de archivos y documentos que enviamos y compartimos con otras personas. Todo el tiempo nos encontramos adjuntando archivos a un email y hacer y reenviar los cambios a veces puede provocar confusiones si uno no es muy organizado y sistemático.

Ni que decir si se trata de un archivo que deben recibir y/o modificar varios usuarios. El peligro de perder datos por cambios mal guardados se multiplica.

Para hacer más fácil este intercambio de información, y haciendo honor a la principal característica de la WEB 2.0, la colaboración, es que van naciendo herramamientas nuevas de las cuales podemos obtener grandes beneficios.

Sobre todo a la hora de simplificar procesos y ahorrar tiempo, pero también como excelente método para resguardar archivos -dado que se guardan on-line- y poder disponer de ellos desde cualquier computadora.

Para emprendedores y empresas, pagos o gratuitos, en fin, para todos los gustos y necesidades.

A continuación te enumero los que se han vuelto más populares gracias a su simple interfaz y eficacia:

• GoogleDocs: puedes crear o subir archivos del tipo documentos, planillas de cálculo y presentaciones. Guardarlos en línea y acceder a ellos desde cualquier computadora. Compartirlos con otras personas, ya sea en calidad de lectores o como editores del mismo también.
• Google Calendar: es básicamente tener tu agenda y calendario on-line. Se pueden tener muchos calendarios a la vez, sincronizarlos y compartirlos con uno o varios usuarios. Pudiéndose importar calendarios como el Microsoft Outlook e ICalendar a este formato.
  
  
• Dropbox: guardar, compartir y especialmente para sincronizar archivos entre varios colaboradores, ordenándolos en carpetas. La ventaja: mediante un sencillo software que se instala en tu computadora puedes acceder a una carpeta existente en tu disco rígido, que automáticamente se actualiza con los cambios que se vayan realizando en los mismos archivos subidos a la web. Ideal para utilizar con documentos que se modifican con mucha frecuencia.

Entre los que funcionan a través de software se destacan:

• Central Desktop: es un poderoso y accesible software de colaboración utilizado por compañías para gestionar proyectos y tareas. Organizar procesos y compartirlos entre muchas personas. Permite la creación de intranets para equipos de trabajo,  coordinación de empleados, compartir archivos e información.
• Basecamp: es un excelente organizador y gestor de tareas que también favorece la colaboración de múltiples personas involucradas en un mismo proyecto. Muchísimas y reconocidas empresas lo utilizan gracias a su efectividad y eficacia. Para las empresas más pequeñas existe una versión gratuita y distintas versiones que van incrementando su valor para adaptarse a todas las necesidades corporativas.
• My Client Spot: es un gestionador de proyectos on-line muy completo con una interfaz clara para hacer seguimientos de tareas, compartir calendarios, intercambiar archivos, hacerles comentarios y hasta permite llevar control del tiempo de las tareas que se están ejecutando.

Acceso a otras computadoras:

• GoToMyPC: permite el acceso remoto a cualquier computadora de manera fácil, rápida y segura, ya sea Mac o PC. De esta manera podrás acceder a los archivos de tu computadora desde cualquier otra, en cualquier sitio donde te encuentres.
• Logmein: este servicio ofrece dos variantes, una de acceso remoto a una computadora, igual a la anterior para uso personal que agrega el acceso a traves de Iphone y Ipad. La otra de acceso remoto para uso comercial para proveer servcios técnico a dispositivos remotos, y conexión a redes privadas.
• Team Viewer: simple y eficiente acceso a otras computadoras, mediante una sencilla instalación de software. En forma gratuita y con versión en español.

5 Beneficios Principales de estas herramientas:

1. Son útiles, fáciles de usar y, en la mayoría de los casos, tienen versiones gratuitas.
2. Permiten que todo el equipo de trabajo tenga acceso a los archivos más importantes de la empresa.
3. Se evita la creación de diversas versiones de un mismo documento.
4. Actúan como back up. En caso de que se rompa algún equipo,  tienes la seguridad de que los archivos más recientes están on line.
5. Ofrecen variedad. Haz un balance de las necesidades de tu negocio, compara características y precios. Elige programas confiables, que garanticen la seguridad de tus archivos.

¿Tu que herramientas usas para simplificar y organizar tareas? ¿Conocías alguna de éstas?

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