“Las horas del día no me alcanzan” parece ser una constante que acecha nuestra rutina laboral. Y si a eso le sumamos las tareas imprevistas que suelen surgir por múltiples motivos, que además se transforman en impostergables, nos invade una sensación de caos que nos paraliza y retrasa aún más la lista de tareas a realizar.

Esta vez te traigo un paso a paso super efectivo para esos momentos en que te sientes abrumada por las circunstancias que  te ayudará a  a ver con mayor claridad cuál es el paso a seguir que primero te conviene dar.

¿Te ha pasado de sentir que 24 horas en el día son pocas para hacer todo lo que tienes que hacer? ¿Y cómo lo has resuelto?

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Por Berto Pena

¿Qué hacer? ¿Qué medidas tomar cuando estamos intentando hacer nuestro trabajo pero no paran de llegarnos tareas imprevistas? ¿Cómo salir de ese agujero?

Los lunes son propicios para la “lluvia de tareas”: encargos imprevistos, problemas varios, conflictos que surgen o resurgen y tareas que te endosan y que familiarmente conocemos como “marrones”.

¿Los lunes? ¿Y por qué no cualquier otro día de la semana? Pues sí, porque en cualquier momento se puede liar una gorda y lo que estaba siendo una mañana medianamente aceptable se convierte en un incesante bombardeo de nuevas tareas. Son momentos difíciles pero si no entramos en modo pánico y sabemos qué hacer, es posible salir de ellos.

1-Supera la primera reacción

Cuando llegan los imprevistos, los marrones en forma de lluvia de tareas, nuestra primera reacción suele ser de indignación, luego de irritación y finalmente de autocompasión. Somos humanos, por supuesto, y reaccionamos así por instinto.

Pero experimentada ya la primera reacción es preciso salir de ahí, recobrar la serenidad y darnos cuenta de lo que tenemos delante: un trabajo que hay que hacer. Para conseguirlo el primer paso ineludible —si es que lo quieres hacer bien, claro—, es desprenderte del drama. Calma, serenidad y decisión. Es con eso con lo que no sólo podrás terminar la tarea sino además hacerla bien.

Recuerda: ninguna batalla se gana con la desesperación o el enfado como armas.

2-Anótala y sigue trabajando

Estás trabajando y recibes una llamada que trae una nueva tarea; miras el correo y llegan dos nuevas tareas; un compañero se acerca a tu mesa y te cae otra tarea; tu jefe te llama a su despacho y sumas otra tarea…

En esos caso, si inmediatamente te pones con cada nueva tarea, sencillamente nunca terminarás nada. Es necesario que anotes la nueva tarea pero también que vuelvas, lo más deprisa que puedas, a la que entonces estabas haciendo.

Si te fijas, cuando aparece una nueva tarea ocurren dos cosas:

1. Una interrupción: la interrupción ha roto tu concentración, tu ritmo de trabajo y el camino que llevabas para terminar la tarea que antes estabas haciendo.
2. Una Obligación: la obligación te dice que hay algo que “tienes o debes hacer” próximamente.

Ante la interrupción es necesario volver a lo que estabas y terminarlo con el mismo nivel de compromiso que tenías. Ante la obligación es preciso que la anotes para hacerla, pero (muy importante) seguir con lo que estabas.

¿Y qué pasa si la nueva tarea tiene que “hacerse para ayer”? ¿Qué hacer cuándo lo que me encargan tiene que hacerse ya? Intenta por todos los medios de contener los caballos e igualmente terminar lo que estabas haciendo. “En cuanto termine esto me pongo con eso”.

Muchas veces retrasar 30 ó 40 minutos el impulso de empezar “lo urgente”, te permitirá 1) terminar lo que hacías y 2) empezar con más seguridad el nuevo encargo.

De otro modo, sólo dejarás cadáveres por el camino, te sumirás en un estado de estrés continuo y todas tus tareas llevarán el apellido precipitación y mediocridad . Terminar, y no empezar, es la clave de tu trabajo.

3-Ponle apellido a la tarea que llega

Del mismo modo que los japoneses no son todos iguales las tareas tampoco. Una vez te sacudes el drama de encima te será mucho más fácil pararte a interpretar esa tarea. O “ponerle un apellido”, como me gusta decir a mí.

¿Es una tarea “Clave”, una tarea “Menor” o una tarea “Basura”? Párate unos instantes a considerarlo con calma porque ni mucho menos tienen el mismo impacto en tus objetivos, producen resultados y exigen lo mismo de ti.

De hecho, en mi experiencia, ése es uno de nuestros mayores fallos. Tendemos a interpretar “todo lo que va cayendo” como si todo tuviera la misma importancia. Rompe con esa tendencia de actuar irreflexivamente y sabrás priorizar mejor.

Trata, por todos los medios, que las tareas que van llegando, no impacten ni afecten a las Tareas Clave que son las que de verdad van a producir resultados. Preservar, cuidar y proteger las Tareas Clave debe ser uno de tus mandamientos diarios. Ahí está verdaderamente la esencia de tu día productivo.

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Hoy en día es mucho el flujo de archivos y documentos que enviamos y compartimos con otras personas. Todo el tiempo nos encontramos adjuntando archivos a un email y hacer y reenviar los cambios a veces puede provocar confusiones si uno no es muy organizado y sistemático.

Ni que decir si se trata de un archivo que deben recibir y/o modificar varios usuarios. El peligro de perder datos por cambios mal guardados se multiplica.

Para hacer más fácil este intercambio de información, y haciendo honor a la principal característica de la WEB 2.0, la colaboración, es que van naciendo herramamientas nuevas de las cuales podemos obtener grandes beneficios.

Sobre todo a la hora de simplificar procesos y ahorrar tiempo, pero también como excelente método para resguardar archivos -dado que se guardan on-line- y poder disponer de ellos desde cualquier computadora.

Para emprendedores y empresas, pagos o gratuitos, en fin, para todos los gustos y necesidades.

A continuación te enumero los que se han vuelto más populares gracias a su simple interfaz y eficacia:

• GoogleDocs: puedes crear o subir archivos del tipo documentos, planillas de cálculo y presentaciones. Guardarlos en línea y acceder a ellos desde cualquier computadora. Compartirlos con otras personas, ya sea en calidad de lectores o como editores del mismo también.
• Google Calendar: es básicamente tener tu agenda y calendario on-line. Se pueden tener muchos calendarios a la vez, sincronizarlos y compartirlos con uno o varios usuarios. Pudiéndose importar calendarios como el Microsoft Outlook e ICalendar a este formato.
  
  
• Dropbox: guardar, compartir y especialmente para sincronizar archivos entre varios colaboradores, ordenándolos en carpetas. La ventaja: mediante un sencillo software que se instala en tu computadora puedes acceder a una carpeta existente en tu disco rígido, que automáticamente se actualiza con los cambios que se vayan realizando en los mismos archivos subidos a la web. Ideal para utilizar con documentos que se modifican con mucha frecuencia.

Entre los que funcionan a través de software se destacan:

• Central Desktop: es un poderoso y accesible software de colaboración utilizado por compañías para gestionar proyectos y tareas. Organizar procesos y compartirlos entre muchas personas. Permite la creación de intranets para equipos de trabajo,  coordinación de empleados, compartir archivos e información.
• Basecamp: es un excelente organizador y gestor de tareas que también favorece la colaboración de múltiples personas involucradas en un mismo proyecto. Muchísimas y reconocidas empresas lo utilizan gracias a su efectividad y eficacia. Para las empresas más pequeñas existe una versión gratuita y distintas versiones que van incrementando su valor para adaptarse a todas las necesidades corporativas.
• My Client Spot: es un gestionador de proyectos on-line muy completo con una interfaz clara para hacer seguimientos de tareas, compartir calendarios, intercambiar archivos, hacerles comentarios y hasta permite llevar control del tiempo de las tareas que se están ejecutando.

Acceso a otras computadoras:

• GoToMyPC: permite el acceso remoto a cualquier computadora de manera fácil, rápida y segura, ya sea Mac o PC. De esta manera podrás acceder a los archivos de tu computadora desde cualquier otra, en cualquier sitio donde te encuentres.
• Logmein: este servicio ofrece dos variantes, una de acceso remoto a una computadora, igual a la anterior para uso personal que agrega el acceso a traves de Iphone y Ipad. La otra de acceso remoto para uso comercial para proveer servcios técnico a dispositivos remotos, y conexión a redes privadas.
• Team Viewer: simple y eficiente acceso a otras computadoras, mediante una sencilla instalación de software. En forma gratuita y con versión en español.

5 Beneficios Principales de estas herramientas:

1. Son útiles, fáciles de usar y, en la mayoría de los casos, tienen versiones gratuitas.
2. Permiten que todo el equipo de trabajo tenga acceso a los archivos más importantes de la empresa.
3. Se evita la creación de diversas versiones de un mismo documento.
4. Actúan como back up. En caso de que se rompa algún equipo,  tienes la seguridad de que los archivos más recientes están on line.
5. Ofrecen variedad. Haz un balance de las necesidades de tu negocio, compara características y precios. Elige programas confiables, que garanticen la seguridad de tus archivos.

¿Tu que herramientas usas para simplificar y organizar tareas? ¿Conocías alguna de éstas?

Herramientas que ayudan a chequear y a publicar lo más importante en pocos minutos.

Hoy en día es fundamental que todo empresario participe en Facebook, lo sigan en Twitter, escriba en su blog, publique en Youtube y figure en Linkedin. Es demasiado, ¿no? La lista parece abrumadora pero, por suerte, ¡siempre hay atajos! Veamos algunos:

En Facebook.

1.    Importar contenidos de tu blog u otras redes. En Facebook puedes importar las publicaciones de tu Blog, Flickr y YouTube para evitar enlazarlas a mano. Para eso, entra a tu perfil, haz click en “Opciones” debajo de “Compartir”. Elige “Configuración” y luego “Historias publicadas por ti”. Elige una, pon el enlace y luego “Importar”. A partir de ese momento, cuando postees algo allí aparecerá automáticamente en tu muro de Facebook.

2.    Enviar contenidos desde un celular. Hay muchas herramientas que te permiten publicar comentarios en Facebook desde tu teléfono móvil. Podrás postear mientras esperas en un consultorio médico o en los coffee break de las reuniones.

3.    Enviar una invitación a todos tus contactos a la vez. ¿Tienes 300 ó 400 amigos y quieres invitarlos a un grupo o evento? Hay un truco para hacerlo de una sola vez:

- Entra al grupo o página y haz click en el enlace “Sugerir página”.

- Copia en la barra de direcciones de tu navegador lo siguiente :

javascript:elms=document.getElementById(‘friends’).getElementsByTagName(‘li’);for(var fid in elms){if(typeof elms[fid] === ‘object’){fs.click(elms[fid]);}}

- Pulsa “Enter” y ya tendrás marcados a todos tus amigos para enviarles la invitación. Si vuelves a pulsar “Enter” los desmarcas a todos.

En Twitter.

4.    Definir perfil de las personas a las que quieres seguir. Si todos los días tienes nuevos seguidores, te lleva tiempo definir a cuáles quieres seguir. SocialOomph.com te facilita la tarea: en este sitio puedes automatizar tu cuenta. Tiene una versión gratuita y otra paga. La gratuita es ya muy buena opción en sí misma. Si has decidido seguir a todos quienes te sigan, simplemente elige la opción Auto Follow para hacerlo de manera automática. Puedes combinarlo con la opción semiautomática Vet New Followers, que interrumpe el proceso automático por 72 horas para que decidas si vas a devolver el follow o no. Pero la opción más útil es la de autoseguimiento a partir de la palabras claves que establezcas. Esto te ayuda en la construcción de una audiencia en torno a tu interes específico.

Otra herramienta de gran ayuda a la hora de definir a quienes seguir es Alerts Grader, que te notifica vía email cuando tienes un seguidor importante según los criterios que hayas elegido. Puedes establecer el tipo de usuario según Grade y Rank, y la inmediatez con la quieres ser notificado, ya sea al momento o en informes diarios.

5.    Ver las actividades en una misma pantalla. HootSuite es una aplicación muy útil. Permite ver en una sola pantalla lo que postean las personas que sigues, los tweets que hablan sobre ti, los resultados de tus búsquedas, el status de tus posteos y los tweets que tienes pendientes.

Otra poderosa herramienta es TweetDeck. Con ella puedes ordenar en columnas las actualizaciones de múltiples cuentas en Twitter: hacer RT (recomendaciones) personalizadas, crear y manejar listas, ver videos y fotos sin salir de la aplicación, seguir tendencias, ver a tus seguidores, guardar búsquedas específicas y editarlas fácilmente. Además cuenta con un acortador automático de URL’s. Y como si todo esto fuera poco, puedes agregar también las actualizaciones de tu cuenta en Facebook, MySpace  y LinkedIn. Hay versión para escritorio, para iPhone y iPad.

6.    Presta atención a las listas, no sólo crea tus propias listas sino que también ten en cuenta las listas de los demás. Quizás sepas que existe la posibilidad pero, como muchos otros, no le das el uso que merece. Las configuras para verlas en tweetdeck, esto es util para organizar tu timeline, decidir si sigues o no a un usuario, entre otras cosas.Al crear listas temáticas, por ejemplo de usuarios expertos en redes sociales y que twittean mayoritariamente sobre ese tema, optimizas tu tiempo leyendo sólo el material que a ti te interesa. También puedes crear listas para recomendar a otros usuarios, para agradecer RTs, como verás los usos son variados y te ahorrarán mucho tiempo.

7.    Usar la búsqueda de twitter. Es otro consejo simple pero efectivo. La función de búsqueda te ayuda a resolver dudas sobre los servicios que usas. También sirve para encontrar referencias sobre una empresa.

Una herramienta muy intersante es Snap Bird, un motor de búsqueda por palabras claves en tu cuenta de twitter, en tus mensajes directos y en otras cuentas, ¡incluso entre los favoritos de otros usuarios! Puedes leer más en el blog de @twittboy.

USAR VARIAS REDES SOCIALES A LA VEZ

8.  Buscar a una persona en todas las redes sociales. Eso te permite Snitch.name. Sólo cargas el nombre completo de la persona y el programa rastrea su actividad en sitios como Facebook, Twitter, Google, MySpace, Flickr, LinkedIn, Hi5, blogs de WordPress y Vimeo.

9.  Actualizar tu blog y redes sociales desde tu e-mail. Posterous es un servicio gratuito para publicar en múltiples sitios desde tu correo electrónico. Sólo tienes que armar tu mensaje, enviarlo a post@posterous.com y se publica de forma automática en las redes sociales que elijas.

Y tú, ¿probaste estos trucos para ahorrar tiempo o conoces algún otro? ¡Compártelo con nosotros!

Ser emprendedora en los días que corren es una decisión que muchas mujeres no tenemos miedo a tomar.

Armadas hasta los dientes, con nuestros talentos bien aprehendidos, salimos al ruedo y arremetemos por la ruta previamente trazada con minuciosa estrategia.

Sin embargo no será extraño que las dificultades comiencen a surgir y enfrentarlas se convertirá en un verdadero desafío.

En el siguiente artículo, Emilio Karam nos enseña con efectiva simpleza qué hacer para que nuestro camino permanezca libre de obstáculos.

¿Te ha pasado de sentirte bloqueda y no saber ya que rumbo tomar? Cuéntame… ¿cómo lo has resuelto?

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Por Emilio Karam

Tal vez te sea familiar el siguiente escenario…

Tienes una idea para hacer un negocio y tienes el plan perfecto para implementar.

Se te ocurre una nueva posibilidad para mejorarlo, empiezas a investigar y te encuentras un par de soluciones.

Decides implementar una de ellas, pero te das cuenta de que falta algo… así que investigas como resolver ese asunto en particular.

Y así pueden pasar 2, 3, 8 meses o incluso un par de años.

La Temible Saturación de Información

Esto sucede a muuuuchos emprendedorees en negocios por internet, y es algo común.

En estos 10 años me ha sucedido más veces de las que quisiera aceptar, y eso me ha permitido darme cuenta cuando estoy a punto de entrar en ese ciclo de in-acción que produce el famoso bloqueo.

En otro artículo mencioné la importancia de las prioridades y del tiempo que le dedicamos realmente a nuestro negocio por internet, así que ahora voy a hablar de lo que en mi experiencia produce muy fácilmente una saturación por información.

La Falta de un Plan a Seguir

Eso, y la carencia de enfoque.

Si NO tienes un plan a seguir que sabes que funciona, y no tienes la disciplina y el enfoque para cumplirlo, te aseguro que tarde o temprano vas a estancarte en algún bloqueo.

¿ Por qué ?

Si no tienes un plan de acción para tu negocio… cómo sabes cuál es el siguiente paso?

Llegas a un punto y por consecuencia, tienes que investigar que es lo que sigue para dar el siguiente paso. Y es ahí donde eres altamente vulnerable para distraerte y desviar tu atención en información completamente irrelevante.

Y la falta de disciplina y enfoque… bueno, creo que es más que obvio.

¿ Qué Tienes Que Hacer ?

No perder de vista tu objetivo, y disciplinarte para cumplirlo. Aprende lo básico, y no quieras hacer el paso 5 antes de terminar el paso 2.

Nuestra naturaleza es querer volar antes de aprender a caminar, y querer hacer el paso 2,3,4 al mismo tiempo antes de terminar el paso 1.

¿ Y Si Ya Tienes Un Plan ?

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Trabajar en casa tiene tantos beneficios como desafíos. De ti depende evitar las interrupciones, administrar tu tiempo y aprender a concentrarte. Aquí te comparto desde mi experiencia recomendaciones que me dan resultados!

Tengas hijos o no, tal vez quieras combinar las actividades personales con tu negocio o emprendimiento. Esto presenta un gran desafío, porque si trabajas en casa se mezclan las cosas y hay asuntos domésticos que reclaman atención. Aparecen las distracciones, te cuesta concentrarte… ¡Y el día pasa volando! Pero siempre es posible organizarse. ¿Cómo? Con estos cambios de actitud:

“Educa” a tu entorno

¿Cómo puedes concentrarte si los demás no respetan los momentos en que trabajas? ¿Te sucede que tus familiares y tus amigos te ven en tu casa y no lo toman en serio, como si estuvieras en la oficina? Por ejemplo, a tu mamá no se le ocurriría pasar a saludarte si trabajaras en una empresa con oficinas, empleados y jefes, pero sí va al lugar adonde vives, porque en definitiva es tu casa, ¿cierto? .

Existen estrategias sencillas para reducir esas interrupciones. Pero, ten presente que nunca podrás eliminarlas por completo. Si suena el timbre porque llegaron los chicos del colegio, y estás sola en la casa… no lo puedes ignorar. Lo mismo pasa cuando trabajas en una oficina; tampoco puedes evitar las interrupciones todo el tiempo, ¡pero sí las puedes minimizar!

Que los otros cambien depende de ti. De a poco, modifica el comportamiento de quienes te rodean. Establece reglas: si la puerta del estudio está cerrada, no pueden entrar; si estás en medio de una tarea, no recibes llamadas. Haz respetar tus horarios de trabajo y tus necesidades. Es difícil… ¡pero te van a entender!

Pide ayuda. Aprovecha si hay algún miembro de la familia presente en la casa. Que atienda el teléfono y que tome los mensajes, para después devolver las llamadas. Que responda al timbre y que te busque sólo si es urgente. Eres tú quien debe pedir colaboración. Si no lo haces tú, ¿entonces quién?

Ponte horarios de entrada y de salida (sí, como si fueras a una oficina)

Para estar más concentrada, te conviene planificar tu trabajo con anticipación. Asígnate bloques de horas en los que te vas a dedicar A LAS TAREAS QUE REQUIEREN MAXIMA CONCENTRACION Y VAS A EVITAR LAS DISTRACCIONES.

Un método que te puede ayudar es usar un timer para trabajar en franjas de 25 minutos a máxima concentración, descansar 5 minutos y luego volver a activarlo para trabajar otros 25 minutos y así sucesivamente. Cuando llegas a 4 sesiones, aumentas el tiempo de descanso. Esta es la técnica conocida como Pomodoro Technique y el timer que estoy usando se llama Focus Booster que está pensando para aplicar esta técnica de productividad que utilizo cuando me pongo a trabajar en asuntos que requieren mucha concentración. ¡Pruébala!

Cuando logres meterte en ese estado de concentración y sin interrupciones, experimentarás el estado de “fluir” al que se llega cuando uno está totalmente compenetrado con lo que está haciendo. ¡Fluye!

Asigna otro bloque de horas para actividades que requieren menos concentración como leer e-mails, hacer llamados y otras tareas.

Usa un sistema de organización de tiempo.

Ya he mencionado varias veces el método GTD (Getting Things Done) de David Allen. Es excelente y sirve para reconocer las prioridades, objetivos y tareas diarias, pero te puede resultar un poco intenso y si te dejas llevar tal vez te descubras usando más tiempo planificando que actuando.

Por eso, el sistema que me resulta más práctico para planificar mis tareas y metas es el ZTD (Zen to Done) que está basado en el de Allen pero es más sencillo.

Prueba y elige el sistema con el que más cómoda te sientas, lo importante es que todos los días tengas la claridad de saber qué harás hoy y qué cosas se pueden hacer más adelante, por cuáles tareas comenzar – las más importantes – para luego poder seguir ocupándote del resto con tranquilidad mental.

¡No te olvides de descansar!

Parece una obviedad, pero al trabajar en casa pierdes la noción del tiempo que pasas frente a la compu. ¿Te sientes agotada y te arden los ojos? Todo eso afecta tu productividad. Por eso, recuerda que lo principal es cuidar tu salud, tu descanso y tu alimentación.

Haz las pausas que necesites, y si sientes que no las necesitas entonces oblígate! porque te aseguro que sí son necesarias.

Algunas ideas para tus sesiones de descanso:

• A mi me ayudan las breves sesiones de nap o siesta que me programo con Pzizz - ¿lo conocías? – me encanta.
• Sal a dar una vuelta por el barrio, camina..haz circular esa sangre jeje
• Juega con tus hijos mientras te tomas un snack saludable – frutas, yogurth, jugos, cereales, te van a dar energía y además es probable que estés influenciando a tus hijos a consumir esos alimentos. ¡Ellos copian todo lo que hacen sus mamás!
• Conversa con una amiga por teléfono.
• ¿Te gusta cantar? ¡Fabuloso! Aprovecha este sitio (SingSnap.com) que tiene unos karaokes espectaculares y te permite grabar como si estuvieras en un estudio de grabación, luego se escucha genial! Te divertiste, liberaste tu alma – ay qué profunda estoy hoy – y renovaste tu energía. Lo cierto es que la música provoca todos estos estados.

Lo importante es encontrar esas actividades recreativas que te regeneran, para cambiar de frecuencia y volver con nuevas energías a nuestras tareas. ¿Qué te parece?

¿QUE HACES PARA TENER JORNADAS PRODUCTIVAS DE TRABAJO EN TU CASA?

¿QUE DESAFIOS ESTAS ENFRENTANDO A LOS QUE AUN NO LES HAS ENCONTRADO LA VUELTA?

Me encantará leer tus aportes!! Comenta aquí debajo y seguimos conversando:

Cómo escribir sin distracciones

Encontrar el momento adecuado para escribir no siempre resulta fácil, de modo que cuando lo logramos tenemos que sacar el máximo partido a ese tiempo.

A continuación Juan Andrés Milleiro nos cuenta qué estrategias podemos utilizar para no caer en las distracciones que aparecen en nuestras pantallas y, así, poder aprovechar la inspiración. Recomienda algunos softwares gratuitos que te ayudan a concentrarte.

A sus recomendaciones puedo añadir un recurso muy gracioso que se llama Write or Die, del malévolo Dr. Wicked , esta aplicación está basada en la web, de modo que no requiere que instales un software en tu ordenador. Su sistema te “castiga” cuando nota que estás “aflojando la mano”.
El primer sonido torturante que escuché cuando lo estaba probando fue el “llanto de un bebe” …, cómo sabe el Dr. Wicked que uno hace cualquier cosa con tal de no escuchar más ese sonido..jeje

aquí va, que lo disfrutes:

Por Juan Andrés Milleiro

A menudo nos pasa: encontramos el momento ideal para escribir, tenemos silencio, estamos cómodos y con el teclado delante de la pantalla. Pero cuando menos nos lo esperamos cualquier distracción aparece por nuestra pantalla, echándolo todo a perder.

Para ello existen programas creados específicamente para estas tareas, mostrándonos solamente en pantalla un fondo negro sin ninguna distracción, y créeme: funciona. Aunque solo sirva para crear un artículo largo al que luego le tengas que dar formato para añadir enlaces e imágenes, va muy bien cuando tenemos que escribir artículos largos.

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Cómo organizarte cuando tienes el negocio en casa

Trabajar desde casa…un sueño hecho realidad, no es cierto? Poder ir al gym por la mañana cuando hay poca gente porque casi todos están en la oficina, sacar turno con tu médico en el horario que te quede más cómodo, trabajar desde tu oficina y cuando quieres desde un café, o desde tu jardín, o desde tu cama cuando estás enferma!

Hay una infinidad de bondades y ventajas al trabajar en casa, pero también supone varios desafíos, ya que conviven en el mismo espacio nuestra vida personal y nuestra vida laboral.  Y si tienes hijos, el desafío es doble! Entonces como en toda convivencia, lo mejor es establecer ciertas pautas.

En este artículo Ana Zabaleta nos da consejos que se desprenden de su propia experiencia.  Estoy segura que podrás poner uno o varios en práctica para mejorar ese balance que necesitamos para organizarnos eficazmente.

Por Ana Zabaleta

El tener el negocio en casa, creo que es algo que muchas deseamos, al menos yo, que así lo he hecho. Suena muy idílico, no tener que madrugar mucho, no tener horarios, ni gastarte en transporte. Poder atender a tu familia. La verdad es fabuloso, pero tampoco está exento de dificultades.Ya que al tener la oficina en casa a veces es difícil ser estricta con los horarios, tan necesarios para organizarnos y se hace casi imposible separar la vida familiar de la profesión y eso al final da problemas ya que puedes caer en el error de no darte al cien por cien en nada y al final todo se transforme en un caos.

Aprende en este artículo unos tips que te voy a dar en base a mi experiencia en tener un negocio con sede en el hogar, para que te organices bien y no se vean resentidos negocio y familia.

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El Consejo de los Viernes: Delega

Hoy quiero compartir un artículo sobre un tema central para la productividad de cualquier empresa.  Se trata de la capacidad de delegar.  Esta acción es la clave, además, para alcanzar una vida donde podamos ser eficaces y, al mismo tiempo, tener tiempo para disfrutar.

Cada vez que delegamos una tarea, nos posicionamos más cerca de nuestros objetivos más importantes.

Esto lo digo por experiencia propia. Cuando comencé a delegar en una Asistente Virtual, estaba conciente que algunas tareas que estaba realizando yo misma las podía hacer otra persona. Pero pronto fui detectando muchísimas pequeñas y grandes cosas que también podían ser delegadas. Y un día me pregunté ¿pero qué estoy haciendo? ¿cómo no he delegado estas cosas antes? Cuánto tiempo perdí y cuánto me he alejado de mis objetivos por estar haciendo estas tareas que podría haber delegado en una VA mucho antes!

Delegar es un EJERCICIO, que cuanto más lo practicas más lo dominas.

Al principio tal vez no sabrás muy bien qué tareas delegar y cuáles seguirás haciendo tú mismo, pero a medida que adquieras el hábito de delegar, y así ocupes tu tiempo productivamente en las tareas que te generan ingresos (crear productos, info productos, crear artículos, crear videos, dar conferencias, ..en fin, enfoque total en tu especialidad y en lo que amas hacer) no sólo te sentirás más aliviado/a y con mayor entusiasmo por tu trabajo sino que también detectarás con mayor facilidad las tareas que puedes delegar.

En el siguiente artículo, José Miguel Bolívar explica que la no-delegación es con frecuencia resultado de un círculo vicioso. ¿Te encuentras en ese círculo vicioso? ¿Cómo puedes salir de él? Te invito a seguir leyendo:

Por José Miguel Bolívar

Los profesionales eficaces delegan. En saber delegar consiste, de hecho, buena parte de su eficacia.

Delegar te permite liberar tiempo para centrarte en las cosas realmente importantes.

Una forma sencilla de evaluar tu capacidad de delegar es observar si las personas de tu equipo soportan una carga de trabajo equivalente a la tuya. Si la respuesta es negativa, seguramente tengas espacio para mejorar en este área.

La no-delegación es con frecuencia resultado de un círculo vicioso. Aunque haya personas en el equipo en quienes se podría delegar, seguramente necesitan una formación específica previa. Sin embargo, como no tienes tiempo para formarlas (porque no delegas), no puedes delegarles nada (por lo que seguirás sin tener tiempo).

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Como transformar Google Calendar en una herramienta efectiva de productividad

Ya no es una novedad que Google no es sólo un buscador.  Todo lo contrario, nos ofrece muchísimas aplicaciones que podemos aprovechar en nuestro negocio.  En particular, Google Calendar nos permite organizar nuestras tareas con la ventaja de poder integrar otros servicios que ya estemos utilizando, sean o no de Google.

Este artículo explora todas las características de esta herramienta que vale la pena probar.

Por Silvia Chauvin

Google Calendar es una impresionante herramienta de productividad multi-función y muy fácil de usar. Vamos a ver cómo podemos mejorarla aún más agregando algunas cositas:

Go offline

Mediante Gears, que un proyecto de código abierto que añade funciones a tu navegador, Google empieza ofrece la versión offline de la agenda. Tú puedes obtener un acceso de sólo lectura a tu Google Calendar cuando no hay conexión a Internet, lo que en mi opinión es una tremenda ventaja en muchas lugares o situaciones en donde los cortes de internet son un verdadero problema.

Sólo tienes que checkear el link “sin conexión” que se encuentra en la esquina superior derecha de la página cuando te conectas a tu calendario. Los siguientes pasos son rápidos y fáciles.

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Cuando hablamos de productividad y organización del tiempo, trabajar desde tu casa puede ser aún más desafiante que trabajar en un entorno de oficina.

En mi experiencia personal, como Asistente Virtual (dirijo un equipo de VAs y trabajo con varios clientes y variedad de negocios), esposa y ama de casa y, por último, pero de la lista lo más importante: madre de una nena de 3 años y otra en camino, te puedo asegurar que lo que me ayuda a mantener la cordura mientras logro cumplir con mis objetivos diarios comienza con el hábito de S I M P L I F I C A R.

Simplificar. Dirás: “Suena fácil, pero no lo es! ¡¿Por qué esto debe ser tan complicado?!”. ¡No tiene que serlo! A continuación te voy a compartir unos consejos basados en los hábitos que más me ayudan en mí día a día.

Tomá tu lista de tareas pendientes. (Solo mirarla puede provocar una migraña, ¿verdad? No te asustes!) Considerá las siguientes estrategias:

1. Eliminá todas las tareas que no sean esenciales. Focalizate en lo esencial.

• Escogé dos o tres metas principales cada día de tu lista de tareas. Una vez que hayas logrado tus tres objetivos diarios más importantes podrás ocuparte del resto de las tareas pendientes menos importantes del día.
• Agrupá las 2-3 tareas grandes por un lado y las pequeñas por el otro.
• Evaluá tus metas semanalmente.

Lo sé: seguramente estarás pensando, “¡¿Tres tareas diarias?! ¡Pero tengo tanto por hacer!” Seamos realistas -seguramente nunca logres las miles de tareas que tenés, ¿entonces qué sentido tiene vivir tan estresada? Si le brindás prioridad a lo esencial, tus logros pesarán más y te sentirás mucho menos estresada.

2. Cómo discernir qué es lo esencial: convertí el identificar lo esencial en una prioridad. ¿Qué objetivos o tareas tienen más peso en tu vida profesional y personal? ¿Cuáles te acercarán a tus metas más importantes?  Ésos son los esenciales y los que formarán parte de tu exclusiva lista de 3 tareas u objetivos diarios más importantes.

• Tené presente que las tareas “urgentes” muchas veces no lo son fuera de nuestras mentes sobrecargadas. Y a veces lo “necesario” deja de serlo.
• Es cierto que algunas tareas se tienen que seguir haciendo, por eso te aconsejo que desarrolles de a poco el arte de delegar y otras veces, por qué no, animarse a decir que “no”.
• Recordá también que cualquier tarea pequeña es importante solamente si ayuda a concretar una tarea esencial.
• No temas eliminar. Es importante elegir lo que le aportará a tu vida sobre lo demás.
• Tomá el control sobre tus acciones diarias. De esta forma vas a pasar de actuar en “modo reactivo” – como tal vez venías haciéndolo hasta ahora, ocupándote de cada asunto a medida que se presenta y así permitiendo que se te escapen las horas del día sin haber logrado al menos un objetivo importante -  a trabajar en “modo activo”, en el ahora sos vos la que toma el control sobre las tareas que realizás en el día y te movés con determinación hacia tus objetivos.

3. Una tarea a la vez. La multitarea desperdicia energía y hace difusa la capacidad intelectual. Lográ tus 2-3 objetivos esenciales primero y el resto de tu día será liviano y relajado.

4. Reducí tus distracciones-RSS feeds, suscripciones de todo tipo, actividad en redes sociales y foros, programas de televisión, revistas y diarios que leas, programas de chat, etc.

• Limitá tus cuentas de email a una o dos y programá filtros de correo en éstas para evitar el spam.
• Reducí tu consumo de información superflua. Esto te ahorrará horas.
• Comenzá a trabajar antes de chequear tus emails, podrás concentrarte con más facilidad en tu tarea esencial.

5. Reducí tus horas de trabajo. Mantené tu cordura y trabaja con más eficiencia.

• Trabajar un máximo de 8 horas diarias es lo ideal. ¿Podés reducirlas a 6? Genial.
• Si podés focalizarte intensamente en tus metas en esas pocas horas, tendrás el resto del día para las actividades que te brinden más felicidad -tu familia, amistades, deportes, etc.
• Si te encontrás con poca energía, podés tomar una siesta de 15-20 minutos. (¡Ah, las virtudes de trabajar desde casa!)
• Y también es importantísimo tomar recreos frecuentes para evitar saturarte-de 10, ¡hasta de 20 minutos! Lo que te funcione mejor; no hay una regla fija para todas. Caminá, estirate, despeja tu mente, ¡y alejate de tu computadora!

6. ¡Eliminá el desorden! El desorden distrae.

• Si siempre dejás las cosas en el mismo lugar, no vas a perder tiempo buscándolas. Enseñale a tu familia a que sea ordenada.
• Ocupate de todos tus recados a la vez, uno tras otro. Aprovechá las bondandes de Internet para ahorrar tiempo en trámites! -podés pagar tus cuentas, administrar tu cuenta bancaria, hacer transferencias online en vez de ir al banco..
• Y en cuanto tus finanzas te lo permitan es vital que cuentes con la ayuda de otra persona para delegar tareas como la limpieza, cocinar, cuidar de los niños, pasear al perro. Cuando trabajamos en casa es fácil perder la concentración y el foco si estamos divididas entre las tareas del hogar y el trabajo. Por eso una de tus primeras y más importantes inversiones será la de contratar ayuda con las tareas domésticas y el cuidado de los chicos, de otro modo podemos caer en el mal hábito de la “multitarea” y perder efectividad, la calidad de nuestro trabajo se verá gravemente afectado.
  Pero si en este momento no está dentro de tus posibilidades, considerá intercambiar tareas con otra persona. Pueden tomar turnos cuidando a los chicos, por ejemplo, y así tendrás noches libres sin tener que contratar a una niñera y tus hijos tendrán con quién jugar. También podés pedir ayuda a las abuelas de los chicos para que se turnen cuidándolos algunos días de la semana. Creeme, a las abuelas les encanta que les pidamos estos favores!

Ahora que leíste estos seis puntos, tal vez quieras comenzar ya mismo a aplicarlos. Y está perfecto! Pero tené presente que si son muchos los hábitos que tenés que modificar, es importante que comiences de a poco para no abrumarte. Crear hábitos y tomar pasos pequeños te ayudará a sentirte en control y a adoptar estas rutinas que te cambiarán la vida.

Adoptá un hábito por mes, y te aseguro que en unos meses tu vida va a cambiar rotundamente. Sí, ya sé..las mujeres solemos ser ansiosas y queremos ver resultados mágicos en tiempos mínimos. Pero esto es como las dietas para adelgazar: cuando hacemos una dieta rápida, bajamos de peso rápido y así también lo volvemos a ganar..sin embargo una dieta acompañada por un cambio de hábitos se prolonga en el tiempo, tal vez nos lleve varios meses bajar de peso pero los resultados serán progresivos, no habrá regresión. Del mismo modo, es preferible ir incorporando hábitos nuevos de a poco,  aunque tal vez nos tome varios meses adoptarlos de forma permanente, a querer hacer muchos cambios de golpe para luego desanimarnos y volver a nuestros viejos malos hábitos perpetuando nuestro malestar diario.

Voy a seguir compartiendo más sobre este tema en futuros artículos, y para esto te invito a que compartas los hábitos y técnicas que mejores resultados te dan a la hora de administrar tu tiempo y disfrutar de tu trabajo desde casa.

Qué recursos utilizás? Qué desafíos encontrás al trabajar desde tu casa?

Gracias y nos leemos prontito!

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Bárbara Langer es Asistente Virtual Asistencia-Virtual.com y editora de Mujeres Emprendedoras MujeresEmprendedorasBlog.com, un blog para mujeres independientes que desean tomar control de su profesión y sus vidas